중소기업 회계·견적서 업무, AI로 10분 만에 끝내는 법

반복되는 서류 작업, 자동화로 시간과 스트레스를 줄일 수 있습니다

중소기업을 운영하는 대표님이라면, 하루에도 몇 번씩 견적서나 간단한 회계 문서를 작성해야 하는 상황에 놓이곤 합니다. 특히 거래처가 많거나 제품 옵션이 다양한 경우, 견적서 작성이 시간이 오래 걸리고 실수도 자주 발생합니다.

또한, 회계나 세금 관련 문서를 엑셀로 정리하고, 각종 자료를 손으로 넘기며 작업하다 보면 업무 효율은 떨어지고 대표자의 스트레스는 쌓이기 마련입니다.

하지만 최근에는 무료로 사용할 수 있는 AI 기반 자동화 도구를 통해,
이러한 반복 서류 작업을 단 10분 안에 처리할 수 있는 환경이 만들어졌습니다.
이번 글에서는 인력 없이도 가능한 견적서와 회계 문서 자동화 실전 전략을
도구별로, 업무 단계별로 구체적으로 정리해드립니다.

 

견적서 작성 업무, 왜 자동화가 필요한가요?

견적서 업무는 단순한 문서 작성처럼 보일 수 있지만,
실제로는 다양한 변수와 조건에 따라 계산과 문장 구성이 바뀌기 때문에 반복 작업에 많은 시간이 소요됩니다.

대표적인 문제점은 다음과 같습니다:

• 매번 엑셀이나 워드에서 수기로 작성
• 항목 수나 옵션이 바뀔 때마다 계산식을 수정해야 함
• 발행 날짜, 견적 유효기간, 세부 내용 등을 수동으로 기입
• 파일 저장, PDF 변환, 이메일 전송까지도 일일이 직접 처리

이런 과정을 반복하다 보면, 하루 1시간 이상이 견적서 하나 때문에 소비되는 경우도 많습니다.
그렇다면 이 전체 흐름을 어떻게 자동화할 수 있을까요?

 

구글 스프레드시트와 ChatGPT로 견적서를 자동으로 생성하는 방법

가장 쉬운 자동화는 **Google Sheets와 Google Docs, 그리고 GPT(또는 App Script)**를 활용한 구조입니다.
이는 무료 툴만으로 구현할 수 있으며, 견적서 자동화를 처음 시도하는 중소기업에 적합합니다.

실전 구성 예시

1. 상품 및 단가 리스트 시트 구성
   • 제품명, 단가, 옵션 등을 구글 시트에 테이블로 입력
2. 견적 요청 입력 시트 생성
   • 고객명, 수량, 요청 옵션을 Google Form 또는 직접 입력으로 받아오기
3. 자동 계산식 삽입
   • =수량 * 단가 등으로 합계 자동 계산
   • 세금, 총액도 자동 처리
4. Google Docs 템플릿 작성
   • {{고객명}}, {{총액}} 등 변수를 설정한 견적서 양식 문서 준비
5. Zapier 또는 Google App Script 연동
   • 입력된 데이터로 Google Docs에서 견적서를 자동 생성
   • PDF로 저장 → 자동 이메일 발송

이 시스템을 구축해두면, 데이터만 입력하면 자동으로 견적서가 완성되고 고객에게 전송됩니다.
전체 작업 시간은 5~10분 이내로 단축됩니다.

 

회계 기초 업무는 Airtable과 Notion AI로 자동 정리할 수 있습니다

견적서가 외부 문서라면, 회계 정리는 내부 운영에 필요한 핵심 문서입니다.
중소기업에서는 회계 담당자 없이 대표나 관리자 본인이 입출금, 매출·지출 정리, 세금자료 정리를 직접 해야 하는 경우가 많습니다.

Airtable은 데이터베이스처럼 관리하면서도 엑셀처럼 쉽게 사용할 수 있는 도구로,
AI 기능은 없지만 구조화된 재무 데이터 관리에 매우 적합합니다.

활용 흐름 예시

• 수입/지출 내역을 항목별로 Airtable에 정리
• 거래처, 항목명, 세금 포함 여부, 날짜 등 필드를 자유롭게 추가
• 분류, 필터 기능으로 월별/분기별 정산표 자동 생성
• 특정 조건일 때 알림 전송 (Zapier 연동 시)

또한, 정리된 회계 데이터를 Notion AI에 요약하게 하면
간단한 매출 보고서나 비용 분석 보고서도 AI가 자동으로 작성해줍니다.

 

실제 자동화 사례: 1인 제조기업 C사의 견적 업무 개선

서울에서 1인 제조업을 운영하는 C사는, B2B 주문을 받을 때마다
제품 규격이 다르고 수량이 달라 견적서 작성에 매번 20~30분이 소요되고 있었습니다.

C사는 구글 시트에 단가표와 조건별 할인율 계산식을 넣고,
Google Docs 템플릿을 만들어 견적서를 자동 출력하는 구조를 만들었습니다.
그리고 Zapier의 무료 요금제를 사용해, 견적 요청이 들어오면
자동으로 시트가 업데이트되고, Docs 문서가 생성되어 이메일로 발송되는 흐름을 구축했습니다.

도입 이후 견적 처리 시간이 평균 8분으로 단축되었고,
오타나 계산 실수가 거의 사라졌습니다. 고객 만족도도 올라가고,
대표자는 영업과 개발에 더 많은 시간을 쓸 수 있게 되었습니다.

 

 

견적서 자동화에 사용할 수 있는 무료 도구 요약

도구                                              기능                                                           활용 포인트

Google Sheets	가격 계산, 자동 합계	조건 계산식 작성 가능
Google Docs	문서 템플릿 자동 생성	견적서, 계약서, 보고서 등
Zapier (프리 요금제)	데이터 → 문서 생성 자동화	문서 생성 + 이메일 발송 자동화
ChatGPT	설명 문구 자동 생성	견적 내용 요약, 이메일 문장
Notion AI	보고서 요약, 업무 기록 정리	회계 보고서, 주간 요약 작성
Airtable	수입지출 관리, 필터링	회계 데이터 정리 및 조건 필터링

자동화를 도입할 때 꼭 확인해야 할 점

 

• 템플릿 구조는 미리 정리해두세요
  → 견적서나 보고서의 항목이 표준화되어 있어야 자동화가 효율적입니다.
• AI가 생성한 문장은 반드시 검토하세요
  → 문법이나 수치 누락이 있을 수 있으므로 사람의 최종 확인이 필요합니다.
• 무료 툴의 제한 범위 확인이 필요합니다
  → Zapier는 월 100회까지, Airtable은 레코드 수 제한이 있으니 범위를 확인하고 운영에 맞춰 사용하세요.
• 문서에 민감한 정보가 있다면 보안 설정을 체크하세요
  → 견적서, 회계 관련 문서는 외부 공유 시 접근 권한을 제한해야 합니다.

결론: 견적서와 회계 업무, AI가 충분히 도와줄 수 있습니다

중소기업 운영자에게 반복되는 서류 업무는 생산성과 직결되는 중요한 문제입니다.
하지만 무료로 제공되는 AI 도구와 자동화 플랫폼을 잘 활용하면,
단 10분 안에 견적서 작성부터 발송, 회계 데이터 정리까지 마칠 수 있습니다.

가장 중요한 것은 처음부터 완벽하게 자동화를 시도하는 것이 아니라,
가장 반복적인 업무 1~2개부터 시작해보는 것입니다.
그 하나의 자동화가 대표님의 시간을 지켜주고, 더 중요한 의사결정에 집중할 수 있는 기반이 됩니다.