이 자동화 툴 하나로 하루 2시간 줄였습니다

“매일 반복하는 그 작업, 굳이 내가 해야 할까?”라는 질문에서 시작됐습니다

C 대표는 1인으로 온라인 B2B 인쇄 사업을 운영하고 있었습니다.
혼자 모든 업무를 처리하다 보니 시간은 늘 부족했고, 중요한 의사 결정이나 고객 관리에 집중하지 못한 채
하루의 대부분을 자잘한 작업들에 소모하고 있었습니다.
특히 견적서를 요청받고 작성해 발송하는 단순 반복 업무는
딱히 창의력이나 고급 판단이 필요한 일이 아니었음에도 불구하고
대표의 시간을 가장 많이 잡아먹는 작업 중 하나였습니다.

하루 평균 7~10건의 견적 요청이 들어왔고,
그때마다 요청 내용을 보고 수기로 견적서를 만들고,
PDF로 변환한 뒤 이메일에 첨부해 발송하는 과정이 이어졌습니다.
파일 저장은 따로 하고, 발송 이력도 정리해야 했죠.
이 과정에서 실수로 누락되거나 늦게 발송되는 경우도 많았고,
그로 인해 일부 고객은 다른 업체로 넘어가기도 했습니다.

C 대표는 이런 상황을 반복하면서 처음으로 이렇게 생각하게 됩니다.
“지금 이 작업은 굳이 내가 안 해도 되지 않을까?”

Zapier를 선택한 이유는 ‘사람 없이도 흘러가게 만들고 싶어서’였습니다

자동화를 도입해본 적 없는 사람에게 Zapier는 다소 생소하게 느껴질 수 있습니다.
C 대표도 처음엔 ‘개발 지식이 없으면 쓸 수 없겠지’라는 선입견을 갖고 있었습니다.
하지만 여러 콘텐츠를 찾아보고 직접 테스트해본 결과,
Zapier는 ‘복잡한 개발 없이도 내가 원하는 흐름을 만들 수 있는 연결 도구’라는 사실을 깨닫게 되었습니다.

그가 먼저 자동화하려 한 작업은 바로 견적 발송이었습니다.
견적 요청이 들어오는 구조는 이미 Google Form으로 되어 있었기 때문에
Zapier를 통해 이 요청 흐름을 자동화하면
가장 많은 시간을 차지하던 작업을 줄일 수 있다고 판단했습니다.

C 대표가 구축한 프로세스는 아래와 같습니다.

1. 고객이 Google Form에 정보를 입력하면
2. 해당 데이터가 Google Sheets에 자동 저장되고
3. Google Docs의 견적서 템플릿에 값이 자동 삽입되어 문서가 생성
4. 생성된 문서는 PDF로 변환되고
5. Gmail을 통해 고객에게 자동 발송
6. 동시에 Slack으로 대표에게 ‘견적 발송 완료’ 알림 전송

한 번의 흐름 설정으로 이 과정이 완전히 자동화됐고,
더 이상 대표가 손으로 직접 견적서를 만드는 일은 사라졌습니다.

반복 작업에서 해방된 시간, 더 중요한 곳에 쓰기 시작했습니다

자동화를 적용하고 나서 가장 크게 달라진 건 단순히 시간 확보만이 아니었습니다.
견적서 작업에 매일 1시간 30분에서 많게는 2시간씩 쓰던 시간이
0분으로 줄어들었다는 건 수치상으로도 분명한 성과였습니다.

하지만 진짜 변화는 그 이후였습니다.
반복 작업에서 해방된 대표는 그 시간을 활용해 고객 인터뷰를 진행했고,
자사 브랜드를 개선하는 데 더 많은 고민을 할 수 있었습니다.
또한 블로그 콘텐츠 작성, 제품 설명 페이지 개선, 인쇄 방식별 안내 콘텐츠 제작 등
고객의 신뢰를 높이는 실질적인 활동에 몰입할 수 있었습니다.

그는 자동화로 줄인 시간이 단순한 "여유 시간"이 아니라
"성장에 투자할 수 있는 시간"으로 바뀌었다고 말합니다.

또한 자동화를 통해 업무 실수가 현저히 줄어든 점도 눈에 띄는 변화였습니다.
기존에는 이메일을 빠뜨리거나 견적 파일이 누락되는 일이 종종 있었지만,
지금은 자동화된 흐름 덕분에 그런 실수가 사라졌고,
고객 응답 속도와 만족도가 동시에 향상되었습니다.

자동화는 기술이 아니라 ‘대표의 선택’입니다

많은 중소기업 대표들이 자동화에 대해 거리감을 느끼는 이유는
‘기술을 잘 알아야 한다’는 선입견 때문입니다.
C 대표 역시 처음에는 그렇게 생각했지만,
지금은 자동화를 일종의 **‘업무 분리 전략’**이라고 표현합니다.
사람이 굳이 하지 않아도 되는 일을
툴에게 맡기고, 사람은 판단과 창의력이 필요한 영역에 집중하는 방식이기 때문입니다.

그는 말합니다.

“자동화를 한 번 성공해보면,

대표로서 어디에 내 시간을 써야 하는지가 명확해져요.
반복을 줄이는 게 아니라, 대표의 사고를 바꾸는 과정이더라고요.”

이처럼 자동화는 단순히 시간을 줄여주는 것이 아니라,
대표의 사고 방식, 일정 관리, 고객 응대 수준까지 함께 바꿔주는
전략적 전환점이 될 수 있는 선택입니다.

 

요약 정리 – Zapier 자동화 도입 전후 비교

항목	자동화 전	자동화 후
견적 응답 프로세스	수작업 생성 및 발송, 누락·지연 발생	자동 생성 및 발송, 실수 없음, 응답 속도 향상
시간 소모	1일 1.5~2시간	0분 (완전 자동화)
업무 피로도	반복작업 스트레스, 다른 업무 몰입 어려움	중요 업무 집중 가능, 창의적 업무 전환 가능
고객 만족도	견적 지연 불만, 시스템 신뢰도 낮음	빠른 응답, 체계적 대응, 브랜드 신뢰도 상승
확보한 시간 활용 방식	미해결 업무 누적으로 시간 낭비	고객 인터뷰, 콘텐츠 제작, 전략 실행 등 생산적 활동 확대

 

결론: 지금 가장 귀찮은 작업 하나, 자동화로 바꿔보세요

자동화 툴 하나가 하루를 바꾸는 건 흔한 말처럼 들릴 수 있지만,
실제로 이 경험을 해본 사람은 그 변화를 체감합니다.
중소기업 대표에게 하루 2시간은 단순한 시간 그 이상입니다.
그 시간 동안 고객을 더 잘 이해할 수 있고,
제품을 더 나은 방향으로 개선할 수 있으며,
마케팅과 브랜딩에도 집중할 수 있습니다.

Zapier는 단지 견적서를 대신 보내주는 툴이 아니라,
대표가 스스로의 시간을 되찾을 수 있게 해주는 도구였습니다.

지금 반복되고 있는 작업 중
“굳이 내가 안 해도 되는 일”이 있다면,
그 일을 자동화로 전환해보는 것이
더 큰 성장을 위한 가장 작은 첫걸음이 될 수 있습니다.