반복되는 업무, 무료 AI 툴로 줄인 실전 사례

매일 반복되는 ‘그 일’이 가장 큰 시간을 빼앗고 있었습니다

창업 초기에는 모든 일이 새롭고, 모든 과정이 흥미롭습니다.
하지만 사업이 어느 정도 궤도에 오르면 새로운 고민이 생깁니다.
“왜 이렇게 시간이 부족할까?”
하루 24시간이 모자라 중요한 업무와 반복 업무가 섞이면서,
결국 창의적이고 전략적인 일은 밀려나고, 반복적인 일들이 하루 대부분을 차지하게 됩니다.

이런 현실을 누구보다 잘 알고 있던 B 대표 역시
‘시간 관리’라는 숙제를 오랫동안 풀지 못했습니다.
블로그 콘텐츠 작성, 고객 상담 회신, 매출 데이터 정리 등
소소하지만 매일 반복되는 작업들이 쌓이면서
정작 신제품 기획, 고객 피드백 분석 같은 중요한 업무는 항상 뒤로 미뤄지기 일쑤였습니다.

그러던 어느 날, 그는 매일 기록해 둔 업무 리스트를 다시 살펴보며 깨닫습니다.
“매출과 직결되지 않는 단순 업무들이 너무 많다”는 사실을요.

 

자동화에 대한 막연한 두려움, ‘무료 AI 툴’로 극복했습니다

B 대표가 처음 자동화를 생각했을 때 가장 크게 걸렸던 부분은
비용과 기술적 진입장벽이었습니다.
큰 비용을 들여 시스템을 구축할 수도 없었고,
프로그램 언어에 대한 이해가 전혀 없었기 때문에
‘자동화’라는 단어 자체가 멀게만 느껴졌습니다.

하지만 우연히 알게 된 무료 AI 툴들을 하나둘  사용해 보면서
생각이 완전히 달라졌습니다.
그는 반복 업무를 줄이기 위해 다음과 같은 간단한 단계부터 시작했습니다.

1. 반복 업무 목록 작성
   하루, 일주일 동안 반복적으로 수행하는 업무를 기록
   → 콘텐츠 작성, 고객 문의 응대, 견적 작성, 데이터 정리 등
2. 툴 조사 및 선정
   반복 업무에 적합한 무료 AI 툴 검색
   → ChatGPT, Notion AI, Google Sheets, Zapier 등
3. 작은 업무부터 적용
   가장 많은 시간을 차지하는 업무를 먼저 자동화
   → 콘텐츠 아이디어 생성, 고객 문의 답변 템플릿화, 데이터 자동 정리 등
4. 적용 후 시간 측정 및 보완
   자동화 전후 소요 시간 비교, 오류 여부 확인
   → 시간 절약 효과 확인 후 점진적으로 다른 업무에도 확장

B 대표는 처음엔 콘텐츠 작성과 고객 응대 업무부터 자동화를 적용했습니다.
ChatGPT를 통해 주간 콘텐츠 주제를 뽑고,
반복되는 문의에 대한 답변을 템플릿화했습니다.
이후 Notion과 Google Sheets를 연동해 고객 정보를 자동 정리하는 구조를 만들었습니다.

줄어든 시간, 늘어난 효율

자동화를 적용한 첫 주,
B 대표는 콘텐츠 작성에 소비하던 시간이 기존 2시간 → 30분으로 줄어든 것을 확인했습니다.
이전에는 주제 선정부터 문장 구상, 문체 수정까지 혼자 해결하느라
피로도가 높았지만,
이제는 ChatGPT가 작성한 초안을 기반으로 수정하는 방식으로
시간을 절약하면서도 콘텐츠의 질을 높이는 성과를 얻었습니다.

고객 응대 역시 변화가 생겼습니다.
자주 반복되는 질문에 대해 미리 작성한 답변 템플릿을 활용하면서
답변 작성 시간과 고민이 줄어들었고,
고객에게 더 빠르고 일관된 응대를 제공할 수 있었습니다.

또한 Google Sheets 자동화 덕분에
매출 데이터, 고객 정보 정리에 드는 시간도 크게 줄었습니다.
이전에는 하루 한 번씩 데이터를 수기로 입력하고 정리하느라
1시간 이상 소요되었지만,
지금은 거래가 발생하면 자동으로 데이터가 정리되고
Notion에서 한눈에 확인할 수 있게 되었습니다.

줄어든 시간만큼 중요한 업무에 집중할 수 있었고,
그 결과 신제품 기획과 고객 피드백 분석에 더 많은 시간을 쏟을 수 있었습니다.
반복 업무가 줄어들자 전반적인 업무 효율이 올라가고,
매출에도 긍정적인 변화가 나타난 것입니다.

 

 

중요한 건 ‘완벽한 자동화’가 아니라 ‘하나의 변화를 만드는 것’입니다

B 대표는 자동화를 진행하면서
“처음부터 모든 업무를 자동화하려고 하지 않았다”고 강조합니다.
한 번에 모든 시스템을 바꾸려 하면
오히려 복잡해지고, 정착하기 어렵기 때문입니다.

그는 가장 많은 시간을 차지하던 업무부터 작은 변화에 집중했고,
그 성과를 확인한 뒤 다른 업무로 확장해 나갔습니다.
그 과정에서 자연스럽게
툴을 활용하는 감각이 생겼고,
시간 관리에 대한 인식도 달라졌습니다.

반복 업무를 줄이면
단순히 시간이 줄어드는 것이 아니라
대표가 ‘해야 할 일’과 ‘하지 않아도 될 일’을 구분할 수 있게 됩니다.
이 구분이 명확해질수록
업무 효율은 높아지고,
사업의 방향도 더 뚜렷해집니다.

 

요약 – 무료 AI 툴 도입 전후 변화

항목	도입 전 상황	도입 후 변화
콘텐츠 작성	주제 선정, 문장 구성에 시간 소요 (2시간)	주제 자동 생성, 초안 활용 (30분)
고객 응대	반복 질문 답변 작성 (30분)	템플릿 활용, 응대 시간 단축 (10분)
데이터 정리	수기로 매출·고객 정보 정리 (1시간)	자동 정리, 실시간 확인 (0분)
주요 업무 집중	반복 업무로 신제품 기획 시간 부족	확보한 시간으로 제품 기획/고객 분석 가능

결론: 작은 자동화가 만들어내는 큰 변화

무료 AI 툴을 활용한 자동화는
거창한 시스템 도입이 아닙니다.
매일 반복되는 업무 중 ‘가장 귀찮은 일 하나’를 줄이는 것에서 시작됩니다.

하루 30분, 한 주 5시간, 한 달이면 20시간.
이 시간들은 결국 대표님의 사업을 더 성장시키는
전략적 시간으로 바뀌게 됩니다.

B 대표의 사례처럼,
지금 반복되고 있는 작은 업무부터 자동화해보세요.
그 작은 변화가 업무의 흐름을 바꾸고,
결국 사업의 큰 변화를 만들어낼 것입니다.